Veja como fazer uma reunião Kick Off de sucesso na sua empresa

Se você possui um negócio, mas só ouviu falar da estratégia Kick Off agora, não perca mais tempo e venha descobrir neste texto o que é e como funciona essa reunião, que visa diminuir os erros a longo prazo de um projeto.

Aqui, além da definição de Kick Off, você também encontra quais são os benefícios de utilizar essa estratégia no seu negócio, qual é a estrutura de uma reunião Kick Off e dicas de como realizar esse tipo de reunião na sua empresa.

O que é uma reunião Kick Off?

Conhecida como o pontapé inicial de um projeto, a reunião Kick Off é uma estratégia que busca alinhar todos os interesses dos gestores, colaboradores e clientes de um projeto, com o objetivo de evitar possíveis falhas.

Ou seja, ela é a primeira reunião da fase de planejamento, em que se debate informações importantes como metas, orientações, prazos e a estrutura do projeto. Esse tipo de reunião deve ser clara e precisa, visando a compreensão de todos.

Sendo assim, a Kick Off é de extrema importância para que um projeto corra bem a longo prazo, já que todos os envolvidos ficam a par das suas responsabilidades e obrigações com antecedência, além de conhecerem a fundo a ideia e a estrutura do projeto.

Quais são os benefícios de uma reunião kick Off?

Além de gerar menos retrabalho, atrasos e estresses durante o desenvolvimento de um projeto, segundo o relatório PMI Pulse of the Profession 2017, a reunião Kick Off também reduz em 41% as mudanças nas prioridades das organizações.

As mudanças nos objetivos do projeto também são reduzidas para 36%, acompanhadas pela coleta imprecisa de informações, que cai para 39%. 

Essa mesma pesquisa também mostra que a comunicação inadequada e as visões ou objetivos inadequados sofrem uma redução de 30% durante o desenvolvimento do projeto.

Estrutura da reunião Kick Off

Neste tópico, você poderá conferir qual é a estrutura da reunião Kick Off, para conhecer melhor essa estratégia que possui o objetivo de alinhar todos os detalhes e informações de um projeto.

Primeiramente, precisamos deixar claro que não existe uma estrutura fixa para esse tipo de reunião. Geralmente, ela apresenta 8 etapas, veja a seguir quais são elas:

1. Introdução;
2. Background e objetivos;
3. Escopo do projeto;
4. Planejamento;
5. Divisão de funções;
6. Colaboração;
7. Próximos passos;
8. Perguntas.

Você pode ampliar mais, ou reduzir essa estrutura dada como exemplo, para melhor encaixá-la no seu negócio.

Veja como fazer uma reunião Kick Off de sucesso

Montar uma boa estrutura é importante para que a sua reunião Kick Off corra bem e que os envolvidos possam gerir melhor o seu tempo. Contudo, esse não é o único fator que define o sucesso dessa estratégia. Então, confira abaixo um modelo de Kick Off de sucesso:

Opte pelo uso de recursos visuais

Para que todos os os tópicos abordados na reunião sejam encaixados de acordo com a estrutura da Kick Off definida, use recursos visuais simples e claros, como slides, gráficos impressos, etc.

Use uma linguagem clara

Para alinhar os pensamentos dos gestores, colaboradores e clientes, você precisa usar uma linguagem clara e precisa. Caso contrário, os participantes podem apresentar dúvidas após a reunião.

Documente toda a reunião

A reunião em si, é uma parte muito importante do processo de planejamento de um projeto. Contudo, se você não documentar tudo o que for abordado e definido durante o encontro, ela não servirá de nada!

Então, peça para alguém da equipe ir documentando todas as informações, para após a reunião Kick Off, ter em mãos todos os dados relevantes coletados.

Faça um bom fechamento

Muitas pessoas acreditam que a etapa das perguntas é o fechamento da reunião. Mas, o fechamento, principalmente em reuniões Kick Off, não deve ser realizado sempre com perguntas.

Isso porque, além de solucionar as dúvidas dos seus gestores, clientes e colaboradores, você também precisa motivar a sua equipe.